النشر الورقي لكتاب العمل Publishing Workbooks في اكسيل–الجزء الأول

النشر الورقي لكتاب العمل

Publishing Work Books

بعد كل الإمكانيات التي تعرض لها خلال رحلتنا فى هذا الكتاب أظنك فى شوق لتكمل مشاريعك المستقبلية علي Excel بالنشر الورقي وبالنشر الإليكتروني وهذا ما لم يفت معدي Excel بل أجادوا غى أعداده كما ستري .

إعداد ورقة العمل الكبيرة للطباعة

سنستخدم كتابة عمل اسمه " Print " ويمكنك استخدام أى كتاب عمل لديك ويفضل أن يكون به بيانات كثيرة .

1 – اضغط الأيقونة Print Preview لعرض معاينة صفحة العمل عند طباعتها .

2 – وستجد أنها تتكون من 14 صفحة كما يظهر فى شريط المعلومات فى نهاية الصفحة Preview lof 14 .

للانتقال للصفحة التالية اضغط المفتاح Next ... ولن تجد رؤوس الأعمدة معروض مما يجعل تفهم البيانات المعوضة صعب بل مستحيل ... اضغط Next مرة أخري وهكذا .... ستجد في صفحات كثيرة ءوس الأعمدة غير معروضة مما يصعب فهم البيانات المطبوعة واضغط Close لغلق صفحة المعاينة .

3 – هي نجرب الطريقة التي قمنا ها من قل ذلك بعمل تجميد لرؤوس الجدول ليظهروا صفة دائمة عند التحرك داخل الجدول ... تحرك إلى الخلية واضغطها G5 حيث أن أقصي خلية في اليمين يجب أن تراها هي F5 فـ G5 هي التالية في الاتجاه اللغة العربية – والعكس وصحيح عند العمل في الاتجاه اللغة الانجليزية ... واختر Freeze Panes من القائمة Windows لتجميد رءوس الأعمدة حاول التجول في الجدول وستجد رءوس الأعمدة ثاتة في أعلي ورؤوس الصفوف ثابتة فى يمين الصفحة كما الشكل .

4 – اضغط الأيقونة Print Preview مرة ثانية وتحو فى الصفحات بضغط Next ستجد إن ما قمنا به ليس له تأثير .

5 – لضبط تكرار رؤوس الأعمدة عند الطباعة تحرك إلى القائمة File واخترPage Setup .. إذا لم تجده بالقائمة اضغط السهم المزدوج فى نهاية القائمة ليعرض لك كل الأوامر بها .

يظهر لك الصندوق الحواري Page Setup في أعلي الصندوق لعض خيارات المجموعة Sheet وستجد ها المربعان Rows to repeat at top والمربع Columns to repeat at left .

6 – اضغط في المربع Rows to repeat at top تحرك إلى صفحة العمل واسحب علي الصفوف الأربع الأولي من 1 : 4 وستظهر لك تلميحه صفراء كتب بها 4R .... ليتحول الصندوق الحواري إلى شريط لتستطيع رؤية ورقة العمل وعندما تنتهي من السحب يعود الصندوق الحواري كما كان.

7 – اضغط في المربع Columns to repeat at top تحرك إلي صفحة العمل واسحب علي الأعمدة A:F وستظهر لك تلميحه صفراء كتب بها 6C ... ليتحول الصندوق الحواري إلى شريط لتستطيع رؤية ورقة العمل وعندما تنتهي من السحب يعود الصندوق الحواري كما كان .

8 – اضغط الأيقونة Print Preview لتري معاينة الطباعة اضغط Next لتجد أن رؤوس الأعمدة والصفوف أضيفت إلى صفحات التقرير وستلاحظ أن عدد صفحات التقرير زاد إلى 21 صفحة ... وذلك لزيادة الصفوف والأعمدة كل الصفحات ... اضغط Close لغلق صفحة المعاينة .

إلغاء طباعة بعض العناصر مؤقتا :

إذا كانت الخريطة المحورية تشعرك ضيق عند المعاينة والطباعة يمكنك منع الخريطة من الظهور فى 1 صفحة معاينة الطباعة وبالتالي عند الطباعة.

1 – اضغط الخريطة ثم اختر Selected Chart Area من القائمة Format يظهر لك الصندوق الحواري Format Chart Area من مجموعة الخيارات Properties والتي تظهر بضغط Properties في أعلي الصندوق الغي تحديد Print Object لمنع طباعة الخريطة وبالتالي ظهورها في معاينة الطباعة .

اضغط مفتاح Esc إلغاء تحديد الخريطة ثم اضغط الأيقونة Print Preview لتري معاينة الطباعة وقد اختفت الخريطة منها .. وذلك يكون مفيد عند بداية إعداد الصفحة لطباعة .

إضافة رأس وتذيل

عند العمل مع صفحات العمل الكبير يفضل إضافة أس وتذيل عند الطاعة وخاصة إذا كانت مكونة من عدة صفحات .. وذلك لكتابة رقم الصفحة به وبيانات الشركة وبيانات معد صفحة العمل .

1 – لإعداد رأس وتذيل لتقرير اختر Page Setup من القائمة File ليظهر لك الصندوق الحواري Page Setup اضغط Header/Footer لعرض خيارات الرأس والذيل وستجد بكل من القائمة Header و القائمة Footer مجموعة معد مسبقا من الرؤوس والدبول التي تصلح للتقارير عامة ... وستجد أن Excel وضع بياناتك المسجلة عنده فى أكث من واحد بها .

2 – لكن لعمل رأس خاص بك اسمك شركتك وشعارها اضغط المفتاح Custom Header ليعرض لك الصندوق الحواري Header وستجد أنه مقسم لثلاث أقسام كل قسم يمثل جزء من الرأس اضغط فى القسم بالمنتصف واكتب اسم شركتك ستكتب " الطوفان للنشر" .

3 – ولتنسيق " الطوفان للنشر" اسحب عليه لتحديده ثم اضغط الأيقونة Format التي تعرض لك الصندوق الحواري Font الخط الذي تريد من القائمة Font ... وحجمه من القائمة Size ... ونوعه من القائمة Font Style ... ثم اضغط Ok لغلق الصندوق الحواريFont .

4 – لإضافة شعا شركتك اضغط فى الجزء الذي تريد إضافته فيه وليكن اليمين ثم اضغط الأيقونة Insert Picture ليظهر لك الصندوق الحواري Insert Picture اضغط تحرك إلى الصورة التي تيد ثم اضغطها واضغط المفتاح Insert ليتم إدخال الكود Picture & .

5 – اضغط Ok .... لغلق الصندوق الحواري Header ... وستجد أن الصندوق الحواري Page Setup يعرض لك شكل الرأس الذي صممته في المربع أعلي الصندوق وستري به الصورة كبيرة .

6 – اضغط المفتاح Custom Header ليظهر لك الصندوق Header اضغط في الجزء الذي به الصورة ثم اضغط الأيقونة Format Picture ليظهر لك الصندوق الحواري Format Picture ليظهر لك الصندوق الحواري Format Picture من مجموعة الخيارات Scale اكتب نسبة أقل ولتكن 5 % ثم اضغط Ok لغلق الصندوق الحواري Format Picture .

7 – ثم اضغط Ok لغلق الصندوق الحواري Header وستجد أن الصندوق الحواري Page Setup يعرض لك شكل الرأس الذي صممته في المربع أعلي الصندوق .

8 – اضغط المفتاح Print Preview فى الصندوق الحواري ليعرض لك معاينة الطباعة وتري الرأس الذي صممته .

9 – لإضافة تذيل الصفحة افتح الصندوق الحواري Page Setup بالضغط علي المفتاح Setup ... من شريط صفحة المعاينة ثم اضغط Header/Footer لعرض خيارات Header/Footer ... ثم من القائمة Footer اختر أحد الذيول المعدة مسبقا وليكن "Page 1 of?" والذي عرض رقم الصفحة الحالية وكذلك إجمالي الصفحات عوضا عن علامة الاستفهام كما سيظهر لك فى مربع المعاينة أسفل الصندوق الحواري .

10 – ويمكنك ضغط المفتاح Custom Footer لتجد أن الخيار اذلى أضفنه من القائمة Footer قد كتب الكود "Page & {Page} of & {Pages}" .

11 – بالطبع يمكنك تحديد الكود ونقله لأى جزء من الذيل تريد أو كتابته مرة أخري .. أو كتباته الاختيار من الأيقونات كما يلي :

لا تنزعج من الأكواد بشيء من التحليل والتركيز نستطيع استيعابها ومع ذلك فهي ليست ضرورية مطلقا وستجد بالقائمة ثم الأيقونات أغلب احتياجاتك .

اضغط Ok لغلق الصندوق الحواري Footer ثم اضغط Ok لغلق الصندوق الحواري Page Setup لتظهر لك صفحة المعاينة وبها رقم الصفحة فى نهايتها الذيل كما حددناه في الصندوق الحواري Footer .

التحكم في عدد صفحات الطباعة

لكي تتعرف علي أهمية ضبط عدد الصفحات يجب أن نتعرف كيف عالج Excel الموقف الحالي لأن كتاب العمل Print يحتاج إلى مساعدة بالعرض أكر من عرض صفحة الطباعة .

في البداية طبع في الصفحة من 1: 7 بيانات العمود الأول " القيمة Sum Of " .

في الصفحة من 8 : 14 بيانات العمود الثاني " القيمة المخفضة Sum Of" .

في الصفحة من 15 إلى 21 بيانات العمود الثالث " القيمة بعد التخفيض Sum Of" .

ستلاحظ أن ثلثي الصفحات بالطول هو تكرار لرؤوس الصفوف .. في الشكل التالي صغرنا حجم الطباعة بنسبة معينة لنقلل عدد صفحات الطباعة إلى 4 كما يلي :

وهكذا يمكنك من التحكم في عدد الصفحات التي تطبع بها صفحة عملك .

1 – افتح الصندوق الحواري Page Setup بالضغط علي المفتاح Setup من شريط صفحة المعاينة ثم اضغط Page في أعلي الصندوق الحواري لعض خيارات Page من مجموعة الخيارات Scale في أعلي الصندوق الحواري لعرض خيارات Page من مجموعة الخيارات Scale ستلاحظ أن كتاب العمل يعرض بنسبة 100 % أى بدون نسبة تصغي أو تكبير اضغط الخيار Fit to واكتب فى المربع الأول "2" .. ثم امسح القيمة في المربع الثاني ... مما يعني أنك تطلب أن تحتوي صفحة الطاعة صفحتين العرض وأي عدد من الصفحات بالطول .

2 – اضغط Ok ليعرض لك المعاينة ولاحظ فى نهاية المعاينة أن كتاب العمل يعرض في 8 صفحات ... لأن Excel عرض لك كل صفحة بها صفحتين بالعرض وذلك بنسبة تصغير .. اضغط Close لغلق المعاينة .

لمعرفة نسبية التصغير التي استخدمها Excel افتح الصندوق الحواري Page Setup بالضغط علي المفتاح Setup من شريط صفحة المعاينة ثم اضغط Page فى أعلي الصندوق الحواري لعرض خيارات Page من مجموعة الخيارات Scale فى أعلي الصندوق الحواري لعرض خيارات Page من مجموعة الخيارات Scale ستلاحظ أن كتاب العمل يعرض بنسبة 63% .

يمكنك ضغط الأيقونة Print من شريط الأدوات أو المفتاح Print في الصندوق الحواري Page Setup للطباعة حسب الخيارات التي قمنا بضبطها .

يمكنك استخدام نسبة 63 % مباشرة كتابتها في الصندوق الحواري Page setup مباشرة في الخيار Scale بدون استخدام Fill to إذا كنت تستطيع تقديرها .

يبقي طريقة لمعالجة مثل هذه المواقف والتي لا تنتهي عند طباعة كتب العمل العريضة ... الحل السابقة أضرك لتصغي النصوص والصور والأرقام 63 % لتقليل عدد الصفحات إلي 4 بينما كانوا 21 ولتسهيل قراءة كتاب العمل المطبوع ... في هذه الطريقة لا تحتاج لتصفير ولكن لن تصل إلى نفس النسبة من ضغط عدد الصفحات ستصل إلي 11 صفحة فقط وهذا جيد ... من مجموعة الاختيارات Orientation في الصندوق الحواري Page Setup حدد الخيار Landscape والذي يطبع علي الصفحة بالعرض واترك نسبة التصغير علي 100 % ولا تحدد الخيار Fit to .. ثم اضغط Ok ليصل عدد الصفحات إلى 11 .

بالطبع تتغير الأرقام من كتاب عمل إلى أخر ولكن تبقي الفكرة الأساسية التي أردنا توضيحها وهي كيفية الموائمة بين خيارات الطباعة المختلفة الوصل لشكل وعدد الصفحات الذي تريد .