مقدمه في الترحيل وميزان المراجعة–Posting & Trial Balance

إن تسجيل الأحداث المالية فى دفتر اليومية حسب نظام القيد المزدوج لا يعطي صورة متكاملة وفورية لوضعية هذه الحسابات التي تأثرت بالأحداث المالية ، من هنا نجد ضرورة وجود سجلات أو ملفات أو بطاقات خاصة بكل حسا من الحسابات التي تستخدمها بالمنشأة فى دفاتر اليومية لتنعكس الأحداث المالية التي سجلت فى دفتر اليومية . خاصة وأن هذه الأحداث يتم تسجيلها فى دفتر اليومية حسب التسلسل الزمني لوقوعها .

فعلي سبيل المثال ، لو أدت أن تعرف رصيد النقدية بعد تسجيل عشرات أو مئات الأحداث المالية خلال فترة زمنية معينة ، فإن ذلك يستغرق وقتا طويلا ، لأنك ستبحث أولا فى القيود اليومية، حتي تحدد القيود ذات العلاقة بالنقدية ، وثانيا تحدد إذا ما كانت القيود مدينا او دائنا فى كل قيد ، وبناء عليه ستحدد رصيده النهائي ، ولتوضيح فكرة الترحيل ، سنستعرض – قبل ذلك – المصطلحين التاليين : دفتر الأستاذ ودليل الحسابات .

دفتر الأستاذ Ledger

هو سجل أو ملف يحوي مجموعة حسابات يخصص لكل حساب صفحة أو بطاقة أو ما شابه ،لتسجيل التغيرات التي طرأت علي هذه الحسابات سواء بالزيادة أو النقصان من واقع القيود اليومية بمعني آخر الهدف الرئيسي من دفت الأستاذ ، هو تسليط الضو علي التغيرات التي طرأت علي أى حساب من حسابات المنشأة فى مكان واحد خلال فترة معينة ومعرفة الرصيد النهائي لهذا الحساب .

بالإضافة لما سبق يوجد نوعان من الدفاتر : دفتر أستاذ عام ، ودفاتر أستاذ مساعده ، وسيكون تركيزنا علي دفتر الأستاذ العام

وعادة تنظم الحسابات فى دفتر الأستاذ ، كما فى الإيضاح(4-1) بحيث يتم البدء حسابات الميزانية العمومية الأصول، الالتزامات (الخصوم) حقوق الملكية ثم حسابات قائمة الدخل :الإيرادات والمصروفات .

الإيضاح (4-1) ترتيب الحسابات فى دفتر الأستاذ الأصول                 الالتزامات               حقوق الملكية                    الإيرادات                 المصروفات الأراضي                ذمم دائنة                 رأس المال                       ايراد خدمات              مصروف رواتب اجهزة ومعدات        أوراق دفع             المسحوبات الشخصية         ايراد ايجار عقار         مصروف هاتف