الجداول المحورية Pivot Table في اكسيل Excel–الجزء الرابع
إنشاء بيانات جديدة في الجدول المحوري:
تجميع بيانات لم تكن مجمعة فى قاعدة البيانات فمثلا فكرة شركة الطوفان للنشر فى دراسة تقسيم فروعها إلى مناطق... منطقة وسط شمال الدلتا وستضم فرع القاهرة والإسكندرية .. ومنطقة وسط الدلتا بها فرع المنصورة ...وتريد رؤية شكل قاعدة البيانات فى ظل هذا التقسيم الجديد ... ويفضل لأن تعرض البيانات ربع سنوية .
1 – اسحب علي خلايا " فرع الإسكندرية" و " فرع القاهرة " لتحديدهم ثم اضغط بالماوس الأيمن تظهر لك قائمة اختر منها Group Show Detail لتظهر لك قائمة اختر منها Group ليظهر لك عمود جديد اسم " فرع 2 " وبه خلية .
2 – اكتب " شمال الدلتا " فى الخلية التي تمثل الإسكندرية والقاهرة بدل كلمة Group 1 ثم اضغط Enter ..... اضغط رأس العمود " فرع 2 " واكتب " مناطق الدلتا " ثم اضغط Enter ..... اضغط الخلية التى كتب بها " فرع المنصورة " فى العمود " مناطق الدلتا " واكتب " وسط الدلتا" ... وبذلك يمكنك عرض أو إخفاء تفاصيل وسط الدلتا أو شمال الدلتا بالضغط المزدوج علي هذه الخلايا .
3 – ثم بسحب العمود " الفرع " من الجدول المحوري إلى خارجه وحرر عندما يتحول المؤشر إلى شكل لإلغاء عرض في الجدول ... أضف التاريخ للعرض في المنطقة Row للجدول المحوري .... أو اسحب العمود " التاريخ " لجعله قبل العمود " مناطق الدلتا" لا تحرر الماوس حتى تظهر لك علامة " I " كبيرة علامة الحشر .
4 – اضغط أحد الأشهر ثم اضغط المفتاح الأيمن للماوس سيظهر لك قائمة اختر منها Group and Detail ليظهر لك قائمة اختر منها Group ليظهر لك الصندوق الحواري Grouping وذلك مخالف لما حدث معنا عند عمل Group المرة السابقة لأننا هذه المرة نتعامل مع تاريخ و Excel يعرفها جيدا ... وسنلاحظ أن الخيار Mouth محدد لأننا فعلا نتعامل مع التاريخ مجمع لشهر في البيانات الحالية اضغط Year و Quarters لتحديدهم.
5 – ثم اضغط Ok .... ليظهر لك العام وأقسام الأربعة .
6 – غير أسماء الأعمدة بالضغط عليها والكتابة ثم ضغط Enter ... حسب الجدول .
| الأعوام | Years |
| أقسام العام | Quarters |
| الربع الأول | Qtr1 |
| الربع الثاني | Qtr2 |
| الربع الثالث | Qtr3 |
| الربع الرابع | Qtr4 |
| التاريخ | الشهر |
7 – قم بطي بيانات العمود " أقسام العام " بالضغط عليها ثم ضغط الأيقونة Hide Details مرتين ... لإخفاء تفاصيل تحت الأعوام وعرض بيانات العام مجمعة .
بالطبع لو كان لدينا بيانات عدة أعوام لعرض بياناتها تحت العمود "الأعوام" اضغط العام 2005 ضغطة مزدوجة ليعرض لك أربع أقسام فى العمود " أقسام العام " اضغط الربع الثاني مزدوجا ليعرض لك تفاصيل الأشهر ه ... تذكر أن هذه التقسيمات ليست في قائمة بياناتنا ولكننا قمنا بإعداده فى الجدول المحوري .
استخلاص البيانات من الجداول المحورية
1 – اسحب العمود " أقسام العام " الأعوام خارج الجدول وحرر عندما يتحول المؤشر إلى شكل لإلغاء عرضهم فى الجدول المحوري الآن.... مع وجودهم فى القائمة Pivot Table Flied ليمكن سحبهم إلي الجدول عندما نريد كأى عمود في بياناتك الأصلية .
2 – قم بترتيب الجدول المحوري لديك كما بالشكل في المنطقة Row "مناطق الدلتا " ثم " الفرع" ثم " الأعوام " ثم " أقسام العام" ثم " الشهر" ... ثم ضع كلا من " القيمة " و " قيمة التخفيض" و " القيمة بعد التخفيض " في منطقة Data و "نوع المصروفات " فى المنطقة Page ودع المنطقة Column خالية .
3 – قم باستعراض بيانات شمال الدلتا ليعرض لك فرع الإسكندرية وفرع القاهرة اضغط الاسكندرية مزدوج لعرض السنوات .. لن تجد إلا عام 2005 لأن البيانات التي لدينا ليس ها سوا عام واحد وهو 2005 ... اضغط 2005 مزدوجا ليعرض لك أقسام العام ... اضغط الربع الثاني مزدوجا ... ليعرض لك تفاصيل الأشهر بالربع الثاني .
4 – اضغط الخلية التي بها قيمة المصروفات في شهر مايو لفرع الإسكندرية التابع لشمال الدلتا في العمود " القيمةSum of " ضغطة مزدوجة .
5 – ليظهر لك ورقة عمل جديدة Worksheet بها بيانات هذا الشهر فقط وذلك ويمكننا استخلاص أى بيانات تفصيلية أىمن خلايا البيانات المعروضة بشكل مجمع في الجدول المحوري ... غير اسم الصفحة الجديد لبيانات شهر مايو 2005 ... احتفظ بصفحة العمل الجديد أو امسحها كما تريد .
6 – تحرك إلى نوع المصروفات واضغط السهم واختر مصروفات الاستقبال والضيافة لتجد أن الجدول هذا الخيار .
7 – اضغط خلية " القيمة Sum of " لشهر مايو مرة ثانية ضغطة مزدوجة ليعرض لك مصروفات الاستقبال لفرع الاسكندرية في شهر مايو فقط في صفحة عمل جديدة .
وبذلك يمكن استخدام Pivot Table الجدول المحوري لاستخلاص البيانات بشكل فعال .
تنسبق الجدول المحوري
بعد كل هذا المجهود الذى بذلته في إعداد جدولك المحوري يجب أن تحسن تقديمه بشكل جيد . .. يمكنك استخدام أى من أوامر التنسيق المتاحة فى Excel ولكن أري أن الأمر Format Auto من القائمة Format أكثر من رائع فى تنسيق الجداول المحورية ... يجب الوقوف عند أحد خلايا الجدول المحوري قبل اختيار الأمر .
يمكنك استخدام Format Auto لعمل تنسيق سريع للجدول المحوري وستجد به خيارات كثيرة مناسبة للجدول المحوري ... فى المجموعة Report وعددها حوالي 10 أشكال مناسبة لتنسيق الجداول المحورية ... ولا تسبب أى مشاكل عند استخدامها .
أما المجموعة Table وعدده حوالي 10 أشكال ... ربما تسب بعض التغييرات عند تطبيقها لذلك يجب أن تراجع الجدول الحواري عض إضافتها .
كما ستجد الخيارات None الذي يلغي أى تنسيق تم إختياره وكذلك Pivot Table Classic الذي يعيدك للشكل التقليدي للجدول قبل تطيقه أى التنسيق .
عند تطبيق أى من تنسيقات Auto Format يتم تطبيق التنسيق علي كل التعديلات التي تجربها علي الجدول تلقائيا .
تعليقات
إرسال تعليق