القوالب وتجميع البيانات

Template & Consolidating Data

عند التعامل مع الأفرع أو الأقسام المختلفة ستحتاج إلي تبادل المعلومات بصورة تسهل لنا تجميع البيانات من ثم نحصل علي النتائج بالطبع هنا يبرز دور القوالب Template في تجميع البيانات فيها نتعرف علي هذه المهارة.

إنشاء قالب Template

هيا نقوم بعمل قالب Template لمصروفات أفرع شركة الطوفان ناشر هذا المقال .

1- شغل برنامج Excel .. وستجد أن Excel عند بداية التشغيل يقوم تلقائيا بفتح كتاب عمل جديد ويطلق عليه Book1 لا تشغل بالك بالاسم فسوف نغيره عند الحفظ.

2- اضغط الأيقونة Sheet Right – to- left لتغير اتجاه صفحة العمل إلي اليمين.. إذا كنت تفضل ذلك عند عملك.

3- اضغط الخلية B1 واكتب "يناير" ثم اضغط Enter.. أسحب مربع الملأ التلقائي Auto fill إلي الخلية G1 لتجد أن Excel ادخل لك أسماء الأشهر يناير ، فبراير، مارس ، إبريل، مايو ، يونيو ، يوليو في الخلايا.

4- اكتب في الخلي A1 " مصروفات النصف الأول من عام 2006" ثم اضغط Enter.

5- اكتب في الخلية A2 مصروفات العلاقة العامة.

6- اكتب في الخلية A3 مصروفات الاستقبال والضيافة.

7- اكتب في الخلية A4 مصروفات الإضاءة.

8- اكتب في الخلية A5 مصروفات التكييف.

9- اكتب في الخلية A6 مصروفات النظافة والأمن.

10- اكتب في الخلية A7 "إجمالي" .. اضغط حد رأس العمود A الأيسر ضغطة مزدوجه عند ظهور السهم ذو الرأسين ليتسع لعرض كل العناوين به.

11- حدد العمود A المحتوي علي العناوين بالضغط عند رأس عندما يتحول السهم إلي سهم أسود عريض سهم راس لأسفل اضغط الأيقونة Blod لجعل الخط بخلايا العمودBlod A.

12- عمود الصف الأول المحتوي علي العناوين بالضغط عند رأس عندما يتحول السهم إلي سهم أسود عريض لليسار ثم اضغط الأيقونة Blod لجعل الخط بخلايا الصف Blod.

13- حدد الخلايا A6:A2 ثم اضغط الأيقونة Increase Indent لإزاحة محتوى الخلية إلي الداخل قليلاً .. اضغط الأيقونة مره أخرى لإزاحة إضافية.. مما يساعد عند تجميع الإجماليات علي الحصول علي الحصول علي تنسيق جيد ... اضغط حد راس العمود A الأيسر ضغطة مزدوجه عند ظهور السهم ذو الرأسين ليتسع لعرض كل العناوين به.

14- حدد الخلايا من B2:G6 ثم اكتب "0" ثم اضغط Ctrl وثبته أثناء ضغط مفتاح Enter لتدخل القيمة صفر في كل الخلايا المحددة.

15- لإضافة مجموعة لمصروفات الربع الأول من العام حدد العمود E بالضغط عند رأسه عندما يتحول المؤشر إلي سهم عريض لأسفل ثم اختر Columm من القائمة Insert.

16- اكتب في الخلية E1 الربع الأول ثم اضغط Enter تحرك إلي الخلية I1 ثم اكتب بها الربع الثاني ثم اضغط Enter.

17- حدد الخلايا B2:E6 ثم اضغط اليقونة Autosum لإضافة مجموع الخلايا في العمود الربع الأول.

18- حدد الخلايا F2:I6 ثم اضغط الأيقونة Autosum لإضافة مجموع الخلايا في العمود الربع الثاني.

19- حدد الخلايا B7:I7 ثم اشغط الأيقونة Autosum لإضافة مجموع الخلايا أعلا الصف.

20- حدد الخلايا من A1:A7 ثم اكتب في المربع Name Box مصروفات – النصف – الأول – من – عام – 2006 ثم اضغط Enter ليكون هذا اسم مدى الخلايا المخصصة لإدخال المصروفات.. تذكر أن الأسماء في Excel لا يمكنك ترك فراغات بين الكلمات بها ولكن يمكنك وضع Under Score بين الكلمات.

21- اضبط اسم الصفحة Sheetضغطة مزدوجه واكتب "المصروفات" ثم اضغط Enter.

22- اضغط اسم صفحة العمل الثانية في كتاب العمل الحالي Sheet2 ثم مفتاح Ctrl من لوحة المفاتيح من تثبيته أثناء ضغط اسم صفحة العمل الثالثة في كتاب العمل الحالي Sheet3 لتحددها بالإضافة sheet2 المحدد.. ثم اضغط مفتاح الماوس الأيمن تظهر لك قائمة اختر منها Delete لمسح sheet3 , sheet2 من كتاب العمل وذلك استعداد لحفظه كقالب Template.

23- اضغط القائمة File ثم اختر Save as يظهر لك الصندوق الحواري save as اكتب في المربعFile name المصروفات ثم اختر Template من القائمة Save as type وستجد أن Excel تلقائياً غير مكان الحفظ إلي المجلد Template .. والذي يفضل Excel حفظ القوالب فيه.. لأن ذلك يتيح لك إنشاء كتب عمل مبنية علي القوالب في هذا المجلد بسهولة كما ستري اضغط المفتاح Save لحفظ القالب وغلق الصندوق الحواري Save as.

24- اغلق القالب "المصروفات " باختيار الأمر Close من القائمة File

هيا ننشأ كتب عمل علي القالب "المصروفات" وذلك لإرسالها إلي الفروع لملألها بمصروفاتهم ثم إعادتها لنا مره أخرى لتجمع ميزانية المصروفات للنصف الأول من عام 2006.

1- إذا لم يكن Task Pane معروضة اختر الأمر New من القائمة File ستجد Task Pane عرضت لك وبها الخيار General Template اضغطه ليظهر لك الصندوق الحواري Template وبه مجموعة الخيارات General معروضه إذا لم تكن معروضه اضغط كلمة General في أعلي الصندوق الحواري لتظهر لك القوالب Template المتاحة لديك وستجد بها القالب Template "المصروفات"الذي قمنا بإنشائه اضغطه .. ثم اضغطok.

2- لينشأ لك Excel أول كتاب عمل علي قالبنا الجديد Template وستجد أنه أعطاه الاسم المبدئي "المصروفات1" قم بحفظه في مكان عملك أو في Document my باختيار الأمر save as من القائمة file يظهر لك الصندوق الحواري save as اكتب في المربع file name مصروفات القاهرة ثم اضغط My Document من جانب الصندوق الأيسر ثم اضغط المفتاح Save .

3- حدد الخلايا من B2:D6 ثم اكتب "200" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء ضغط مفتاح Ctrl من لوحة المفاتيح لإدخال الرقم 200 في كل الخلايا المحددة دفعة واحدة .. وستجد أن عمود "الربع الأول" والصف "إجمالي" يعرض مجاميع الخلايا.

4- التي حدد الخلايا F2:H6 ثم اكتب "200" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء ضغط المفتاح ctrl من لوحة المفاتيح لإدخال الرقم 200 في كل الخلايا المحددة دفعة واحدة ... وستجد أن عمود "الربع الثاني" وباقي الصف "إجمالي" يعرض مجاميع الخلايا التي أدخلتها.

5- اضغط الأيقونة Save لحفظ كتاب العمل وأغلقه باختيار Close من القائمة File هيا ننشأ كتاب عمل ثاني علي نفس القالب "المصروفات".

6- إذا لم تكن Task Pane معروضة اختر الأمرNew من القائمة File ستجد أن Task Pane أنها عرضت لك وبها الخيار المصروفات في المجموعة From Template New اضغط عليه لإنشاء كتاب عمل جديد علي نفس القالب وستجد أن Excel أنشأ لك كتاب عمل جديد باسم مبدئي "المصروفات1".

7- قم بحفظه في مكان عملك أو في My Document باختيار الأمر Save as من القائمة File يظهر لك الصندوق الحواري Save as اكتب في المربع File name "المصروفات" الإسكندرية ثم اضغط My Document من جانب الصندوق الأيسر ثم اضغط المفتاح Save.

8- حدد الخلايا من B2:D6 ثم اكتب "300" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء ضغط مفتاح Ctrl لإدخال الرقم 300 في الخلايا المحددة .. وستجد أن عمود "الربع الأول" والصف "إجمالي" يعرض مجاميع الخلايا التي أدخلناها.

9- حدد الخلايا F2:H6 ثم اكتب "300" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء ضغط مفتاح Ctrl لإدخال الرقم 300 في الخلايا المحددة .. وستجد أن عمود "الربع الثاني" وباقي الصف "إجمالي" ليعرض مجاميع الخلايا التي أدخلناها.

10- اضغط الأيقونة Save لحفظ كتاب العمل وأغلقه باختيار Close من القائمة File هيا ننشأ كتاب عمل ثالث علي نفس القالب "المصروفات" إذا لم تكن Task Pane معروضة اختر الأمر New من القائمة File ستجد أن Task Pane عرضت لك وبها الخيار المصروفات في المجموعة New from Template اضغط عليه لينشأ لك Excel كتاب عمل جديد باسم مبدئي "المصروفات1" قم بحفظه في مكان عملك أو في My document باختيار الأمر Save as من القائمة File يظهر لك الصندوق الحواري Save as اكتب في المربع File name "المصروفات المنصورة" ثم اضغط My Document من جانب الصندوق الأيسر ثم اضغط المفتاح Save.

11- حدد الخلايا من B2:D6 ثم اكتب "100" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء الضغط مفتاح Ctrl لإدخال الرقم 100 في الخلايا المحددة .. وستجد أن عمود "الربع الأول" والصف "إجمالي" يعرض مجاميع الخلايا التي أدخلناها.

12- حدد الخلايا من F2:H6 ثم اكتب "100" ثم اضغط مفتاح Enter أثناء ضغط مفتاح Ctrl لإدخال الرقم 100 في الخلايا المحددة ..ز وستجد أن عمود "الربع الأول" والصف "إجمالي" يعرض مجاميع الخلايا التي أدخلناها.

13- اضغط الأيقونة Save لحفظ كتاب العمل وأغلقه باختيارClose من القائمة File.

بذلك نكون قد أنشأنا ثلاث كتب عمل بها بيانات الأفرع هيا نتعرف علي طرق تجميع البيانات في Excel .. بالطبع يمكنك إنشاء أي عدد من كتب العمل المبنية علي القالب الذي تنشاه حسب عدد الفرع أو الأقسام التي تعمل معها.

بحث هذه المدونة الإلكترونية

تعليم المحاسبة الالكترونية