تجميع البيانات Consolidating Data في Excel
تجميع البيانات Consolidating Data
يوجد عدة طرق لجميع البيانات من كتب عملك المبنية علي أحد القوالب التي أنشأتها سنحاول في باقي هذا الفصل عرض هذه الطرق.. فإلي الطريقة الأولي.
استخدام الأمر Consolidate
1- إذا لم تكن Task Pane معروضة اختر الأمر New من القائمة File سنجد أن Task Pane عرضت لك وبها الخيار "المصروفات" في المجموعة New from Template اضغط عليها لينشأ لك Excel كتاب عمل جديد باسم مبدئي "المصروفات1".
2- قم بحفظه في مجلد عملك المحتوى علي كتب العمل السابقة "المصروفات القاهرة" و "المصروفات الإسكندرية" و "المصروفات المنصورة" أو في My Document إذا كانت كتب العمل السابقة به وذلك باختيار Save as من القائمة File ليظهر لك الصندوق الحواري Save as اكتب في المربع File Name "إجمالي المصروفات" ثم اضغط My Document من جانب الصندوق الأيسر ثم اضغط Save.
3- حدد الخلايا من A1:I7 وهذا مدي الخلايا الذي تريد جمع البيانات به .. أو اختر الاسم "مصروفات – النصف – الأول – من عام – 2006" من القائمة Name Box.
4- من القائمة Data اختر الأمر Consolidate.. ليعرض لك الصندوق الحواري Consolidate.
5- من القائمة Function ستجد أن Sum هي الاختيار الحالي وهذا مطابق لما نريده حيث أننا نريد جمع قيم المصروفات من الفروع المختلفة.
6- في المربع References يجب أن تحدد مدي الخلايا في كتب العمل التي تريد جمع البيانات منها.. فبالضغط علي المفتاح Browser يظهر لك صندوق حواري يمكنك منه اختيار الكتاب الأول وليكن " المصروفات القاهرة" كما بالشكل.
7- اضغط واسحب بالماوس للوصول للعلامة "!".
8- ثم اضغط لوضع المؤشر في نهاية اسم الملف بعد علامة التعجب ولا تستخدم مفاتيح الأسهم ولكن استخدم الماوس في تحريك مؤشر الكتابة.
9- اختر الأمر Name من القائمة Insert لتظهر لك القائمة اختر منه Paste يظهر لك الصندوق الحواري Paste Name وبه اسم مدي الخلايا الذي حددناه " مصروفات – النصف – الأول – من – 2006" من قبل عند إنشاء قالب العمل اختره بضغطه ثم اضغط مفتاح ok.
10- اضغط المفتاحAdd لإضافة كتاب العمل للقائمة All Reference.
11- اضغط المفتاح Browses مره أخرى لإضافة كتاب عمل ثاني وليكن "المصروفات الإسكندرية" ليظهر لك الصندوق الحواري Browser اضغط اسم كتاب العمل "المصروفات الإسكندرية".
12- اضغط واسحب بالماوس للوصول لعلامة "!" ثم اضغط لوضع المؤشر في نهاية اسم الملف بعد علامة التعجب ولا تستخدم مفاتيح الأسهم ولكن استخدم الماوس في تحريك مؤشر الكتابة.
13- سنستخدم طريقة السحب في إدخال مدي الخلايا هذه المره .. اضغط بالماوس وتحرك لتحديد مدي الخلايا A1:I7 كما بالشكل ... وسيتحول الصندوق الحواري Consolidate إلي شريط كما بالشكل ..عندما تنهي من السحب علي مدي الخلايا وستجده أن Excel كتبه لك في شريط الصندوق الحواري Consolidate عندما تنتهي وتحرر مفتاح الماوس سيعود الصندوق الحواري Consolidate إلي وضعه الطبيعي وقد كتب به مدي الخلايا.
14- اضغط المفتاح Add لإضافة كتاب العمل All Reference .
15- اضغط المفتاح Browse مره ثالثة وأخيرة لإضافة كتاب العمل الثالث "المصروفات المنصور" ... ليظهر لك الصندوق الحواري Browser اضغط اسم كتاب العمل "المصروفات المنصورة".
16- اضغط واسحب بالماوس للوصول لعلامة "!" .. ثم اضغط لوضع المؤشر في نهاية اسم الملف بعد علامة التعجب ولا تستخدم مفاتيح الأسهم ولكن استخدم الماوس في تحريك كؤشر الكتابة.
17- سنستخدم طريقة السحب في إدخال مدي الخلايا هذه المره.. اضغط بالماوس وتحرك لتحديد مدي الخلايا A1:I7 وسيتحول الصندوق الحواري Consolidate إلي شريط .. عندما تنهي من السحب علي مدي الخلايا وستجده أن Excel كتبه لك في شريط الصندوق الحواري Consolidate عندما تنتهي وتحرر مفتاح الماوس سيعود الصندوق الحواري Consolidate إلي وضعه الطبيعي وقد كتب به مدي الخلايا
18- اضغط المفتاح Add لإضافة كتاب العمل للقائمة All Reference.
ربما يكون لديك مئات ورقات العمل التي تريد جمع البيانات منها إضافة واح تلو الأخري شئ صعب .. ولكن يمكنك تسهيل هذه المهمة بتسمية الملفات بنفس الطريقة أي "مصروفات"1" مصروفات 2" أو "المصروفات القاهرة" "المصروفات الإسكندرية" .. ثم جمعهم في نفس المجلد مع كتاب العمل الذي يتم تجميع البيانات فيه.. ثم اكتب في المربع مثلا في حالتنا.
أو استخدم الاسم "مصروفات – النصف – الأول – من – عام -2006" لمدي الخلايا.
- المدي يمكنك كتابته مباشرة بعد علامة التعجب ... أو السحب بالماوس علي الخلية وسوف يكتبه لك Excel كما يمكنك اسم الخلايا باختياره من الصندوق الحواري Paste Name كما وضحنا سابقا.
- تذكر أن Excel يعوض * بأي عدد من الحروف والأرقام ولكن في نفس المجلد أي كل كتب العمل التي تبدا بـ " المصروفات" بنفس المجلد سوف يجمع منها البيانات.
19- حدد Top row لأن العناوين عندنا في الصف العلوي.. وكذلك حدد Right Column لأن العناوين عندنا في العمود الأيمن ثم اضغط ok.
لتجد أن القيم التي أدخلها في كتب العمل تم تجميعها في كتاب العمل الحالي ... كما بالشكل .. احفظ كتاب العمل باسم "إجمالي المصروفات2".
يعب العمل السابق أن البيانات في الخلية قيم ليس أي ارتباط بكتب العمل التي جمعه منها ولو تم تعديل أي قيمة في كتب العمل التي جمعنا منها البيانات فلن تؤثر في كتاب العمل "إجمالي المصروفات" ولكن سنتعلم في هذه الخطوة التالية طريقة تجعل كتاب العمل "إجمالي المصروفات" مرتبطة بالكتب التي تكون منها.
1- حدد المدي الخلايا A1:I7 ثم اختر الأمر Consolidate من القائمة Data ليعرض لك الصندوق الحواري Consolidate وستجد به أسماء كتب العمل التي أدخلها مجمعه أو متفرقة كما حدد الخيار Cearte link to Source Data ثم اضغط ok.
2- لتظهر لك صفحة العمل كما بالشكل التالي
3- اضغط العمود 2 لعرض كل التفاصيل.
4- اضغط العمود 1 لإخفاء كل التفاصيل.
5- كما يمكنك ضغط المفتاح + بجوار الصف الذي تريد عرض تفاصيله.
6- يمكنك ضغط المفتاح( –) بجوار الصف الذي تريد إخفاء تفاصيله.
اضغط أي خلية من الخلايا التي بها بيانات كتب العمل ولتكن مثلا F3 لتجد بها لتجد أنها هي الخلية $E$2 من صفحة المصروفات في كتاب العمل "المصروفات الإسكندرية" فعند تغيرها في كتاب العمل "المصروفات الإسكندرية " سوف تتغير تلقائيا مفيدا بذلك قيم الإجمالي جرب ذلك بنفسك .. وعندها احفظ كتاب العمل باسم "إجمالي المصروفات1".
تعليقات
إرسال تعليق