التنسيق المتقدم Advanced Formatting في Excel

التنسيق المتقدم Advanced Formatting

التنسيق المخصص Custom Formatting

معظم التنسيقات التي استخدمتها أثناء عملنا مثل الأيقونة عمله Currency أو الأيقونة Comma Style أو الأيقونة Percent Style.

يمكنك تعديل عملهم باستخدام الأمر Style كما وضحنا ... أو بالضغط علي الأيقونة Increase Decimal لزيادة عدد الخانات بعد العلامة العشرية خانة لكل ضغطة تضغطها علي الأيقونة أو بالضغط علي الأيقونة Decrease Decimal لتنقص عدد الخانات بعد العلامة العشرية خانة لكل ضغطة تضغطها علي الأيقونة .. وهذا اغلب الاستخدام الذي ستتعرض لها.

ولكن في Excel توجد إمكانية إنشاء أي تنسيق تحتاج إليه سنتعرف علي فكرة عمل التنسيقات الخاصة في هذه الفقرة.

1- افتح أحد صفحات العمل التي أنشأتها وبها خلايا تم تنسيقها بأحد أيقونات التنسيق.. وسوف نعمل علي نسخة من كتاب العمل "Book1" بالتحديد علي صفحة عمل "عروض الموزعين" .. ولذلك يفضل عمل نسخة منها في كتاب عمل جديد وتسميته Advanced Formatting.. ويمكنك العمل علي أي صفحة أخري تريد.

2- اضغط أحد الخلايا التي تم تنسيقها كنسبة مئوية ثم اختر الأمر Cell من القائمة Format يظهر لك الصندوق الحواري Format cell .

3- ستجد الخيار Decimal Places وبه الرقم "0" غيره إلي "3" ولاحظ التغير في المربع Sample أعلي الصندوق الحواري.

4- اضغط الخيار Custom من القائمة Category وستجد أن المربع Type يعرض لك كود التنسيق Percentage عند اختيار 3 من القائمة Decimal Places.

5- عود لتنسيق Percentage بالضغط علي Percentage من القائمة Category وغير Decimal Places إلي "0" كما بالشكل... ثم اضغط Custom من القائمة Category وستجد أن المربع Type يعرض لك كود التنسيق Percentage عند اختيار 0 من القائمة Decimal Places.

6- اضغط التنسيق Currency من القائمة Category لتعرض لك خياراته .. والذي يتيح لك تحدد عدد الأصفار بعد العلامة العشرية من المربع Decimal Places .. ومن القائمة Symbol اختر رمز العملة وليكن ج.م ثم من القائمة Negative Number التي بها تنسيق الأرقام السالبة والتي تمثل المدفوعات غالباً أختر أول خيار بالقائمة ولنري كود التنسيق الخاص بتنسيق العملة حسب خيارتنا... اضغط Custom في المجموعة Category لتري الكود الذي يمثل التنسيق .. وأعلاه المربع Sample الذي يعرض لك شكل تطبيق التنسيق علي القيمة بالخلية الحالية.

وبذلك يمكنك استعراض أكواد التنسيق الذي تريد باختيار Custom من القائمة Category كما وضحنا .. ليس هذا كل فائدة الخيار Custom ولكن ستجد بعد العديد من التنسيقات التي يمكنك استخدامها .. حاول استعراضهم مع ملاحظة المربع Sample والذي يعرض لك القيمة بالخلية بعد تطبيق التنسيق عليها.

وأؤكد مره أخرى أن استخدام التنسيقات لا يتطلب معرفة أكواد التنسيق ولكن سنحاول في هذه الفقرة عمل تنسيق خاص باستخدام الأكواد يبدوا مميز وسهل.

7- أغلق الصندوق الحواري Format Cell ثم اكتب في المربع Type Question For help أعلي نافذة "Number Format Codes" Excel واضغط Enter لتظهر لك قائمة بالموضوعات المتاحة في المساعدة بخصوص هذا الموضوع .. اختر "Number Fromat Codes" لعرضه.

وإليك بعض معني هذه الأكواد

- علامة الكود # تعني عدم ظهور أصفار حتى تكتب أرقام في الخانة التي تضاف بها... وعند وضع # واحد يتم عمل تقريب للأرقام العشرية التي تكتبها إلي رقم فمثلا 0.5 تصبح 1 أما 0.1 تصبح لا شيء .. مع الاحتفاظ بالقيمة الحقيقية وعرضها في شريط المعادلات.

وبذلك يمكنك التحكم في تقريب الأرقام بعد العلامة العشرية لرقمين أو أقل بكتابة الكود "###.##".

- علامة الكود "0" يحدد عدد الأصفار بعد العلامة العشرية تظهر أصفار إذا لم يكن هناك أرقام بعد العلامة العشرية فمثلاً عند اختيار 3 في Decimal Places يظهر في الكود هكذا "0.000" وعند كتابة رقم ليس به أرقام بعد العلامة العشرية يضف لك التنسيق السابق ثلاث أصفار.

- علامة الكود "," فاصل الآلاف تستخدم في وضع فاصل "," بعد كل ألف فالرقم 40000000 يظهر 40,000,000 وهكذا.

- علامة الكود "؟" لحجز مسافة لمحاذاة العلامة العشرية أو علامة الكسر الاعتيادي "/" لمجموعة من الأرقام.. فالكود :???.???" يحاذي مجموعة أرقام بها علامة عشرية علي بعد ثلاث أرقام ويقوم بتقريب الأرقام بعد العلامة وترك مساحة عندما لا توجد أرقام.

- يمكن إضافة أي نص بجوار الأرقام وذلك بوضعه بين علامة تنصيص"".

- علامة الكود @ وتستخدم لكي تضف نص للنصص الذي سوف تضفه في الخلية فمثلاً الكود "@" إجمالي "" يستخدم ليضف لك كلمة إجمالي بجوار النص الذي تدخله ... فبدل من كتابة إجمالي إجمالي القاهرة 300 نكتب فقط القاهرة 300 والتنسيق يكمل إجمالي ... كما أن العلامة @ هي الكود الذي يحدد مكانه ظهور النص الذي تدخله في الخلية عند إضافة تنسيق نصوص كما سوف نوضح.

- العلامة "*" تستخدم لتكرر الحرف أو العلامة أو المسافة خالية التي تكتب بعدها لتملأ باقي مساحة الخلية مما يسهل عليك المحاذاه.

- العلامة "_" لتضيف فراع مساوي لمساحة الرقم أو العلامة التي تكتب بعدها وذلك لمحاذاه الأرقام في الخلايا .. وتستخدم في ترك فراغ مساوي لعلامة سالب لمحاذاه الأرقام السالبة والموجبة معاً.

عودة مره أخرة للصندوق الحواري Format Cell .. ثم اختيار التنسيق Currency واختر الخيار الثاني من القائمة Negative Nummber التنسيق.. ثم اضغط Custom من االقائمة Category ليظهر لك التنسيق كما يلي.

وستجد أن التنسيق قسم إلي قسمين كما يظهر لك القسم الأول هو لتنسيق الأرقام الموجبة ويفصله عن القسم الثاني علامة "’" والقسم الثاني لتنسيق الأرقام السالبة .. وكذلك يمكنك إضافة قسم ثالث لتنسيق القيمة صفر وقسم رابع لتنسيق النصوص .. مع الفصل بينهم بالعلامة"’" .

في حالة عمل تنسيق من قسم واحد فقط كما في الأمثلة السابقة يستخدم Excel في تنسيق الأرقام السالبة والموجبة والصفر.

أما في حالة عمل تنسيق من قسمين فقط كالمثال السابق يستخدم Excel التنسيق ألأول لتنسيق الأرقام الموجبة والصفر بينما يستخدم الثاني في تنسيق الرقام السالبة .

ولتلوين الأرقام أو النصوص نكتب اللون بين قوسين مربعين ] [ - كما في المثال السابق – ونكتبه في جزء التنسيق الذي نريد تلوينه

- أذكرك مره أخرى عند كتابة أي أكواد تأكد من أنك تستخدم اللغة الإنجليزية .

- إذا كنت تريد ظهور علامة "-" بجوار الأرقام السالبة اكتبها في بداية تنسيق ألرقام السالبة.

- هيا نحاول عمل تنسيق خاص يظهر الأرقام بالألف أو بالمليون وكثيرا ما تحتاجه عند العمل في الميزانيات العامة للشركات.

1- لعمل ذلك تحرك أحد الخلايا واكتب فيها" 40000000" ثم اضغط مفتاح Enter.

2- اضغط مفتاح الماوس الأيمن تظهر لك قائمة اختر منها   Format cell.

3- يظهر لك الصندوق الحواري format Cell اضغط كلمة Number في أعلا الصندوق إذا لم تعرض لك الخيار Number نلقائيا .. يظهر لك الرقم في أعلي القائمة وستجد General خي المحدد لأنها هي التنسيق التلقائي لأي خلية لم تنسق.

4- اضغط Currency من القائمة Category .. وحدد عدد Decimal Places ب "2" سواء بضغط الاسهم أو اكتب في المربع Decimal Places ثم من القائمة Symbo1 اختر "ج.م" أو أي عمله أخرى تريدها.

5- من القائمة الأرقام السالبة Negative Number اختر الخيار الثاني ولاحظ مربع معاينة Sample في أعلا الصندوق أثناء خياراتك المختلفة.

6- اضغط Custom من القائمة Category ليظهر لك الكود الخاص بالتنسيق الذي قمنا بعمله.

تحرك إلي المربع type ولاحظ مربع معاينة Sample في أعلي الصندوق أثناء عمله.

7- اكتب "’" بعد 0 الثالث مباشرة وتذكر استخدام اللغة الأنجليزية عند كتابة الكواد بصفة دائمة وستلاحظ أن الرقم أصبح كما الآتي ج.م 40,000,000.

ولكن هذا خطر يجب أن نشير بنص أن هذا الرقم يقاس بالألف.

8- تحرك إلي الحرف "ج" وتحول إلي الكتابة باللغة العربية واكتب "ألف" ثم مسافة ولاحظ المربع معاينة Sample في أعلا الصندوق اضغط ok

وستلاحظ أن الرقم أصبح كما الأتي ج. م 40,000,000.

اكتب "1" في الخلية ثم اضغط Enter ولاحظ أنها كتب ألف ج. م 0.00.

اكتب "100" ثم اضغط Enter ستكتب ألف ج.م 0.10

اكتب "1000" ثم اضغط Enter ستكتب ألف ج.م 1.00.

لعلك لاحظت أن إضافة "’" وفي أخر تنسيق تقسم علي 1000 وسنجد شريط المعادلات سيعرض لك القيمة الحقيقية بالخلية والخلية تعرض القيمة المنسقة هي نجعلها تعمل بالمليون ما رأيك.

هي نكمل لعمل تنسيق يعمل علي المليون

9- انسخ التنسيق للخلية تحتها ... واكتب بها "40000000"

10- اضغط الخلية بالمفتاح الأيمن واختر Format Cell يظهر لك الصندوق الحواري Format Cell اضغط مجموعة الخيارات Number اختر Custom ليظهر لك التنسيق مره أخرى .

11- اكتب "’" بجوار العلامة التي أضفتها ... ومره أخرى وتذكر قواعد استخدام اللغة الإنجليزية عند كتابة الأكواد.

12- تحرك إلي كلمة ألف وحدد بسحب عليها وغير اللغة العربية واكتب "مليون" كما بالشكل لنري ناتج ذلك في المربع Sample خطوة خطوة.

هيا نتعلم كيفية حفظ التنسيق الجديد وأفضل أن تكرر خطوة الحفظ مع التنسيق الخاص بالألف.

13- تحرك للخلية التي تم تنسيقها بالتنسيق المطلوب حفظه ثم اختر Style من القائمة Format يظهر لك الصندوق الحواري Style.

14- اكتب "مليون" في المربع Style Name ثم إلغي تحديد أي تنسيق سواء الأرقام Number وذلك لأننا لم نقم بضبط أي من التنسيقات الأخرى.

15- اضغط المفتاح Modify ليظهر لك الصندوق الحواري Format Cell علي الخيارات Number وبه التنسيق الذي قمنا بعمله اضغط ok لغلق الصندوق الحواري Format Cell.

16- اضغط المفتاح Add لإضافة التنسيق ثم اضغط ok لغلق الصندوق الحواري Style.

لتنسيق خلية بسرعة بالتنسيق الجديد.

17- اضغط الخلية المراد تنسيقها .. اختر Cell من القائمة Format ليظهر لك الصندوق الحواري Format Cell.

18- اضغط مجموعة الخيارات Number ثم تحرك إلي الخيار Custom في القائمة Category ثم تحرك إلي نهاية القائمة ستجد التنسيق مليون وكذلك التنسيق ألف إذا كنت أدخلته.

19- اضغط التنسيق الذي تريد .. ليطبق علي الخلية الحالية ... ثم اضغط ok.

ستجد بالقائمة Custom الكثير من التنسيقات المفيدة والتي يمكن أن تكون بداية جديدة لعمل تنسيق جديد حول إستعراضهم بعد كتابة ما تريد في الخلية الحالية لتري في المربع sample ناتج التنسيق .

يمكنك إستخدام الصندوق الحواري style كوسيلة سريعة لتطبيق تنسيقاتك الجديدة وذلك بإختيار الخلية التي تريد تنسيقها ثم إختيار الأمر style من القائمة format يظهر لك الصندوق الحواري style من القائمة style name اختر التنسيق ثم اضغط ok لتطبيقه بسرعة .