ملخصات البيانات في إكسيل
ملخصات البيانات
إدخال البيانات ليس هدف في حد ذاته , ولكنه وسيلة للحصول علي معني هذه البيانات في ملخصات ...
فمثلاً بعد إدخال بيانات قوائم التحصيل للفروع المختلفة وقوائم مندوبي التحصيل ونريد أن نحصل علي ملخص لكل هذا ... جري العرف في مثل هذه الصفحات علي كتابة الأشهر أو السنوات أو حتي الأيام في الصف العلوي وبيانا المناطق أو المحافظات أو ... في العمود الأيسر أو الأيمن حسب اتجاه صفحة بياناتك ... هيا ننشأ صفحة ملخص بيانات لنتعلم هذه المهارات ...
1-أضف صفحة عمل جديدة وذلك باختيار Worksheet من القائمة Insert .
2- ستجد أن Excel أضاف إلي كتاب عملك صفحة جديدة باسم sheet 4 إذا كان لديك ثلاث صفحات عمل ... وستجد أن Excel أضافها بعد الصفحة الحالية .
3- اضغط اسم الصفحة الجديدة واسحبها إلي مكان أول صفحة عمل لتصبح هي الصفحة الأولي في كتاب العمل .
يفضل دائما أن تكون صفحة العمل الملخص في بداية كتاب العمل .
4- أضغط ضغطة مزدوجة علي اسم صفحة العمل الجديدة وأكتب Incoming أو Total of Year أو أي اسم باللغة العربية يكون مناسب مثل مبيعات العام أو ... ثم أضغط Enter ...
A2 القاهرة ثم أضغط Enter
A3 الإسكندرية ثم أضغط Enter
A4 المنصورة ثم أضغط Enter
A5 الزقازيق ثم أضغط Enter
ستلاحظ إن ضغط مفتاح Enter ينقلك إلي الخلية التي تحت الخلية الحالية في نفس العمود
6- تحرك بالمؤشر إلي الخط بين رأس العمود A,B يتحول المؤشر إلي سهم ذو رأسين أضغط ضغطه مزدوجة لكي يتسع العمود A ليعرض كل بيانات الخلايا به .
7- في الخلية B1 أكتب "يناير" ثم أسحب مربع الملأ التلقائي وستجد أن تلميحه تعرض لك أسماء الأشهر أثناء سحبك لملأ باقي الصف كما بالشكل ... توقف عند مارس لأننا سنعد قائمة الربع الأول للعام .
8- أكتب في B2 أكتب 7000 ثم أضغط مفتاح Tab لتنتقل للخلية C2 اكتب 2500 ثم اضغط مفتاح tab لتنتقل للخلية D2 اكتب 9500 ...
ثم اضغط مفتاح Enter لتجد أنك في الخلية B3 اكتب 12500 ثم اضغط Tab لتنتقل للخلية C3 اكتب 9500 ثم اضغط Tab لتنتقل للخلية D3 اكتب 10500 ...
ثم اضغط Enter وهكذا ليصبح الجدول كما يلي ...
المفتاح Tab ينقلك لخلية التالية في نفس الصف بينما المفتاح Enter ينتقل الي الخلية الأولي في الصف التالي في القائمة وهكذا ...
9- لإضافة مجموع مبيعات شهر يناير حدد الخلية B2 إلي B5 ثم أضغط الأيقونة AutoSum والتي تضف لك معادلة في الخلية B6 لجمع الخلايا أعلاه من B2 إلي B5 ...
10- لإضافة مجموع مبيعات الأشهر في خطوة واحدة حدد الخلايا B2:D5 ثم اضغط الأيقونة AutoSum يضف لك المجاميع في B6,C6,D6 كل منهم تجميع الخلايا التي تعلوها .
تحرك للخلية A6 واكتب فيها الإجمالي .
11- تسبح القائمة كما بالشكل ... نستطيع بنظرة سريعة مبيعات أي شهر في الربع الأول ولكن ماذا عن إجمالي مبيعات أي فرع في الربع الأول .
12- حدد الخلايا من B2 إلي E6 !!... نعم نضيف عمود خالي في يسار التحديد ثم اضغط الأيقونة AutoSum ستجد أن Excel أضاف لك معادلات للخلايا E2,E3,E5,E4,E6 كلاً منهم يحسب إجمالي الصف ... أي مبيعات كل الفروع في الربع الأول من العام .
13- تحرك إلي الخلية E1 وأكتب "إجمالي ربع العام الأول " ثم أضغط Enter واضغط بين رأسي العمودان E,F عندما يظهر لك السهم ذو الرأسين ليتسع العمود E لمحتويات الخلايا .
14- أظن أننا نحتاج لأن نكتب شئ أعلا هذه القائمة ... اضغط عنوان الصف 1 لتحديد الصف ثم من القائمة Insert اختر Insert row لإضافة صف جديد .
15- اكتب في الخلية C1 " ملخص ربع العام الأول " ثم اضغط Enter .
- عند تحديد مجموعة من الخلايا ستجد أن Excel يعرض لك في شريط الحالة مجموعة الخلايا المحدد بجوار SUM= كما بالشكل ...
- اضغط كلمة SUM= بالمفتاح الأيمن للماوس ستعرض لك القائمة بها خيارات أخري لهذه الخاصية لتختار منها ما تريد ليعرض لك في شريط الحالة عند تحديد خلايا .
- نفس خيارات SUM= المتوفرة في شريط الحالة ستجدها في القائمة التي تظهر بالضغط علي السهم الصغير بجوار الأيقونة AutoSum كما الشكل وهي تضيف معادلة لحساب القيمة التي نختارها من القائمة للخلايا المحددة . وتضاف هذه المعادلة في الخلية أسفل الخلايا المحددة أو بجوارهم كما وضحنا سابقاً .
- باختيار Average تحصل علي متوسط الأرقام بالخلايا المحددة
- باختيار Count تحصل علي عدد الخلايا المحددة التي بها بيانات
- باختيار Count Nums تحصل علي عدد الخلايا المحددة التي بها أرقام
- باختيار Max تحصل علي أكبر رقم بالخلايا المحددة
- باختيار Min تحصل علي أصغر رقم بالخلايا المحددة
- باختيار Sum تحصل علي مجموعة الأرقام بالخلايا المحددة
سواء حسبت إجمالي البيع كمجموع مبيعات الأشهر ] يناير + فبراير + مارس [ أو حسبته كإجمالي مبيعات الأفرع في الربع الأول القاهرة ] إسكندرية + المنصورة + الزقازيق [ ستكون النتيجة واحد .
إلي هنا يجب حفظ عملك بالاسم الذي تريد ... اضغط الأيقونة Save إذا لم تكن أعطيت الملف اسم سيظهر لك الصندوق الحواري اكتب الاسم الذي تريد في المربع File Name ثم اضغط المفتاح Save .
هيا بنا نضيف مبيعات الربع الثاني من العام ...
1- حدد الخلايا من B2:E7 ... تحرك إلي إطار التحديد بالماوس لكي يتحول إلي سهم ذو أربع رؤوس اضغط واسحب كما بالشكل عندما يظهر لك تلميحه مكتوب عليها F2:17 اضغط مفتاح Ctrl من لوحة المفاتيح يظهر لك علامة (+) بجوار مؤشر الماوس حرر مفتاح الماوس ثم حرر Ctrl ... ستجد أن مجموعة الخلايا الربع الأول نسخت .
2- حدد الخلية G1 واكتب بها " ملخص ربع العام الثاني " .
يمكنك نسخ محتوي الخلية C1 إلي الخلية تم تعديله بسرعة بضغط الخلية G1 ضغطه مزدوجة تعرض لك محتويات الخلية في شريط المعادلات كما بالشكل اضغط كلمة "الأول" ضغطه مزدوجة ستجد أنها حددت أكتب "الثاني" ثم اضغط Enter .
3- حدد الخلية 12 واكتب بها "إجمالي ربع العام الثاني " ثم اضغط بين رأسي العمود I,J عندما يظهر لك السهم ذو الرأسين ليتسع العمود I لمحتويات الخلايا .
4- حدد الخلية F2 واكتب فيها ابريل ثم اضغط Enter ... اسحب مربع الملأ التلقائي إلي الخلية H2 وستظهر لك تلميحه مايو ثم يونيو عندما تصل للخلية H2 .
ستظهر لك العلامات الذكية SmartTag اتركها إختيار شئ لأننا حصلنا علي ما تريد سحب الملأ التلقائي AutoFill ... وستجد أنها ستخفي بعد فترة أو مع أول مرة تحفظ ملفك فيها .
5- تحرك إلي الخلية F3 وأكتب 12000 ثم أضغط Tab ينتقل بك إلي الخلية G3 اكتب 9000 ثم Tab ينقل بك إلي الخلية H3 اكتب 8000 اضغط Enter ينتقل بك للخلية F4 اكتب 9000 ثم اضغط Tab ينتقل بك إلي الخلية F5 اكتب 6500 ... وأكمل هكذا ... كما بالشكل .
تذكر أن المفتاح Tab ينقلك إلي الخلية التالي في الصف بينما المفتاح Enter ينقلك لأول خلية في الصف التالي من القائمة ... وبرنامج Excel زكي في التعرف علي القوائم كما تري .
- عند إدخالك للأرقام ستجد أن Excel يقوم بتعديل للجمع أول بأول مع كل رقم تدخله ولن تحتاج هنا لاستخدام الأيقونة AutoSum مرة أخري مع ملخص ربع العام الثاني لأن Excel نسخ لنا المعادلات بشكل صحيح عندما نسخنا الخلايا لعمل ملخص الربع الثاني من العام .
- ستلاحظ أن الخلية E6 بها علامة تشبه علامة التعليق ولكنها خضراء واتجاهها عكس علامة التعليق .
تحرك بالماوس واضغط الخلية E6 ستجد أن العلامة الذكية SmartTag ظهرت قف بالسهم عليها ليظهر لك التعليق بالشكل التالي الذي يخبرك فيه Excel أن هذه الخلية تخالف باقي الخلايا المجاورة لها في الصف حيث أنهم جميعا محصلة لأرقام الأعمدة أعلاهم أما هي محصلة لخلايا الصف السابق لها ...
اضغط السهم لتظهر لك القائمة كما بالشكل .
وستجد في الخيار الثاني من القائمة Copy formula from left ... اضغط Esc لغلق القائمة مع العلم انك لو اخترت الخيار الثاني الذي ينسخ المعادلة من الخلية في اليسار لحصلت علي الإجمالي من جمع مبيعات الأفرع في الربع الأول ووصلت لنفس النتيجة الحالية كما وضحنا سابقاً .
7- قم بحفظ عمل إلي هنا .
تعليقات
إرسال تعليق