حماية عملك داخل Excel

عندما تنشأ صفحة عمل Worksheet يكون بها خلايا للمدخلات والتي يمكننا إدخال البيانات إليها وخلا يا أخري للمعادلات والتي لا نريد أن تدخل إليها بيانات علي سبيل الخطأ فتتحول إلي ثوابت ويضيع جهدنا في إعداد ورقة العمل. ولهذا وجب علينا حماية خلايا المعادلات مع السماح لخلايا البيانات باستقبال البيانات وهذا ما سنتناوله في هذا العمل في هذا الفصل وهو حماية ورقة العمل Worksheet وكذلك كتاب العمل workbook من الأخطاء أو الاستخدام الغير شرعي.

الأمر Protect sheet

ويعد تنفيذ الأمر Protect sheet غاية في السهولة وذلك كما يلي:

1- اضغط ورقة العمل التي تريد حمايتها لتصبح هي الورقة الحالية ... سنعمل مع صفحة العمل التي سمينها "توزيع الحصص" ويمكنك العمل مع ي صفحة تريد... اختر الأمر Protection من القائمة Tools تظهر لك قائمة فرعية اختر منها Protect sheet.

2- يظهر لك االصندوق الحواري Protect sheet اضغط Ok .. ليغلق الصندوق الحواري ويتم عمل حماية لصفحة حالية.

حول اختيار أي خلية وحاول إدخال أي شئ إليها ستظهر لك الرسالة التالية ... والتي تخبرك أنك للتعامل مع الخلية يجب أن تزيل الحماية أولاً وذلك باختيار الأمر Unprotect sheet من القائمة التي تظهر عند اختيار الأمر Protection من القائمة Tools.

وأظنك أدرجت أن الحماية بهذه الطريقة غير عملية مطلقاً وتحتاج إلي شئ من التعديل في تطبيقها لتسمح لك بإدخال البيانات مع حماية الخلايا التي بها المعادلات.

تحسين أداء الأمر Protect sheet

1- أولاً يجب اختيار الأمر Unprotect sheet من القائمة التي تظهر باختيار الأمر Protection من القائمة Tools.

2- يجب اختيار كل الخلايا التي تحتوي قيم ثابته وذلك باختيار Go To من القائمة Edit يظهر لك الصندوق الحواري Go To اضغط مفتاح Special يظهر لك الصندوق الحواري Go To Special والذي يمكنك من اختيار أنواع معينة من الخلايا.

3- حدد الخيار Constant لتحدد الخلايا التي تحتوي قيم ثابتة... ثم ألغي تحديد Text Errors , loghical وتأكد أن Numbers محدد لأننا نريد الخلية التي بها قيم ثابتة رقمية اضغط Ok.

لتجد أن الخلايا التي بها قيم رقمية ثابتة تم تحديدها وهذه هي الخلايا التي يجب أن نسمح للمستخدم بإدخال البيانات بها... أكمل مع المحافظة علي التحديد الحالي:

4- اختر الأمر Cell من القائمة Format ليظهر لك الصندوق الحواري Format cell اضغط العنوان Protection لتعرض لك مجموعة الخيارات Protection كما بالشكل التالي ...وكقيمة افتراضية ستجد أن المربع Lock محدد ولكنه لا يعمل إلا عندما ننفذ الأمر Protect sheetعلي ورقة العمل الغي تحديد المربع Lock ثم اضغط Ok ... وبذلك لن تتأثر هذه الخلايا بالأمر Protect sheet.

5- نفذ الأمر Protect sheet من القائمة التي يظهر عند اختيار الأمر Protection من القائمة Tools جرب التعامل مع ورقة العمل وستجد أن الخلايا المخصصة لإدخال البيانات فقط هي التي يمكنك العمل معها... أما باقي الخلايا لا زالت تعرض لك رسالة خطأ عند معادلة إدخال أي بيانات لها.

مع أن هذا التحسين الذي قمنا به في أداء الأمر Protect sheet جيد ولكنه به عيب كبير فعند التعامل مع ورقة العمل بعد حماتيها سيجد المستخدم صعوبة في معرفة أي خلية يتاح لنا إدخال بيانات بها وأي لا يمكنه وستظل رسالة الخطأ تلاحقه عندما يحاول إدخال البيانات في خلية غير مسموح فيها بإدخال البيانات.... وزيادة في تحسين أداء الأمر Protect sheet نفذ الآتي:

6- الغي الحماية مبدئياً وذلك باختيار الأمر Unprotect sheet من القائمة التي تظهر باختيار الأمر Protection من القائمة Tools ثم اختر الأمر Protection من القائمة Tools ... مره أخرى لنعرض لك القائمة اختر منها Protect sheet ليظهر لك الصندوق الحواري Protect sheet الغي تحديد Select lock cell لتمنع المستخدم من تحديد الخلايا المحمية ويسمح فقط بتحديد أو اختيار الخلايا الغير محمية فقط ثم اضغط ok.

وستجد أن خلايا إدخال البيانات صارت واضحة للمستخدم لأنها هي الخلايا التي يمكنه تحديدها أو اختيارها فقط. أما باقي الخلايا أصبحت غير ممكن اختيارها مطلقاً..!!

الصندوق الحواري Protect sheet به الكثير من الخيارات التي يمكنك أن نتيحها لمستخدم صفحة أثناء الحماية مثل إضافة أعمدة إضافة صفوف مسح صفوف مسح أعمدة أو تنسيق خلايا أو ... حاول التعرف علي هذه الخيارات جيد وجربها ربما تحتاجها في عملك.

- كما يمكنك كتابة كلمة سر Password Unprotect sheet لمنع أي شخص من استخدام الأمر Unprotect sheet إلا إذا كانت معه password.

عند تنفيذ الأمر Unprotect sheet سيظهر لك الصندوق الحواري Unprotect sheet اكتب كلمة السر في المربع Password ثم اضغط Ok.