تسجيل العمليات المالية (Recording) :

تسجيل العمليات المالية (Recording) :

accounting-resources-services

إن الخطوة المباشرة بعد تحليل العمليات المالية هي إثباتها في الدفاتر المحاسبية من أجل توثيق هذا التحليل ومعالجة هذه العمليات المالية:

ومن أجل إثبات هذه العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية لابد من وجود أوراق ثبوتية تثبت حدوث العملية المالية ومن الأمثلة علي الأوراق الثبوتية : الفاتورة، الشيك ، الكمبيالة ، القسائم الخاصة بالبنوك ، الإشعارات ، حيث إن جميع الأوراق التي تثبت حدوث العملية المالية تعتبر أوراقا ثبوتية .

بعد إثبات هذه العملية لابد من إنشاء مجموعة من السندات من أجل استخدامها فى تسجيل هذه العمليات المالية فى الدفاتر المحاسبية وهذه السندات هي :

1 – سند القبض : وهو السند الذي يعد من أجل إثبات قبض مالغ نقدية أو شيكات .إيضاح(3-2) .

2 – سند الصرف : وهو السند الذي يعد من أجل إثبات دفع مالغ نقدية أو شيكات .إيضاح(3-3) .

3 – سند القيد : وهو السند الذي يعد لإثبات العمليات غير النقدية .إيضاح(3-4) .

ايضاح ( 3-2 )

محلات بهاء التجارية

فلسطين

سند قبض

رقم السند .............................

التاريخ .................................

وصلني من .........................................................................

المبلغ المذكور .........................................................................

وذلك ..................................................................................

المستلم ...............................المصادقة .......................................

ايضاح ( 3-3 )

محلات بهاء التجارية

فلسطين

سند قبض

رقم السند .............................

التاريخ .................................

السيد .........................................................................

وصلني من محلات بهاء التجارية مبلغ وقدره.............................

وذلك عن ..................................................................................

المستلم ...............................المصادقة .......................................

ولتسجيل العمليات المالية ، يتم اعتماد نظام القيد حسب نظرية القيد المزدوج .

نظرية القيد المزدوج (Double Entry System) :

تنص هذه النظرية علي أنه لكل عملية مالية تحدث في المنشأة طرفان متساويات في القيمة أحدهما يقدم شيئا والآخر يأخذ هذا الشيء والحساب الذي يأخذ هذا الشيء يجعل مدينا والذي يعطيه دائنا وقد أوجد هذه النظرية عالم الرياضيات الايطالي لوقا باتشيلو .

قواعد نظرية القيد المزدوج :

1 – لكل عملية مالية طرفان طرف مدين ، وطرف دائن .

2 – كل من يأخذ فهو مدين وكل من يعطي فهو دائن وتنطبق هذه القاعدة علي الحسابات الشخصية .

3 – كل ما زاد فهو مدين وكل ما نقص فهو دائن وتنطبق هذه القاعدة علي الحسابات الحقيقية

4 – جميع المصروفات والخسائر مدينة وجميع الإيرادات والأرباح دائنة وتنطبق هذه القاعدة علي الحسابات الوهمية .

بعد إثبات العملية المالية من واقع السندات لابد من وجود دفاتر محاسبية من أجل تسجيلها أو قد يتم تسجيلها من خلال البرامج المحاسبية المحسوبة (استخدام الحاسوب) .

والدفتر المستخدم في تسجيل العمليات المالية هو دفتر اليومية حيث يتم تسجيل هذه العمليات وفقا لنظرية القيد المزدوج .

دفتر اليومية (Journal) : هو دفتر المنشأة فيه بتسجيل جميع العمليات المالية التي تحدث يوما فيوما .

الشروط الواجب توافرها في دفتر اليومية :

1 – يجب أن يتم تنظيم الدفتر بحسب التاريخ وبلا بياض ولا فراغ ولا نقل إلى الهامش ولا محور ولا تخشيه بين السطور .

2 – يجب ترقيم الدفتر وتوقيعه من مراقب السجل التجاري .

3 – يجب علي المنشأة أن تحتفظ بالدفتر للمدة الزمنية التي يحددها القانون .

مزايا باستخدام دفتر اليومية .

1 – تسجيل العمليات المالية حسب تسلسل التاريخ بحيث يساعد المنشأة علي قياس نتيجة أعمالها وتحديد مركزها المالي.

2 – اكتشاف الغش والأخطاء والتزوير .

3 – استعماله كدليل مادي لاثبات العمليات المالية .

ويأخذ دفتر اليومية الشكل التالي : صفحة رقم (1)

التاريخ

البيان

رقم صفحة الأستاذ

مدين

دائن

وعند مراجعة الشكل الساق نجد أنه يتضمن ما يلي :

1 – التاريخ وذلك لتسجيل تاريخ حدوث العملية المالية .

2 – البيان وذلك من أجل تسجيل طرفي القيد في كل عملية مالية .

3 – رقم صفحة الأستاذ ، وذلك من أجل تسجيل رقم الحساب في دفتر الأستاذ .

4 – خانة المدين وتستخدم من أجل تسجيل المبلغ المدين .

5 – خانة الدائن وتستخدم من أجل تسجيل المبلغ الدائن .

القيد في دفتر اليومية (Journalizing) :

يتم تسجيل العملية المالية فى دفتر اليومية وفقا لنظرية القيد المزدوج .

مثال

فى 1/1/2005 بدأ عبد الله أعماله التجارية برأس مال قدره 10.000 دينار أودعها فى صندوق المشروع.

من أجل تسجيل هذه العملية لابد من تحليلها أولا: حيث نجد أنها تتكون من طرفين هما النقدية ورأس المال حيث أن النقدية زادت بقيمة 10.000 دينار وصاحب المشروع أعطي رأس مال بقيمة 10.000 دينار وبالتالي تكون النقدية مدينا ورأس المال دائنا وتقوم المنشأة بإعداد سند قبض بالمبلغ في حين تسجل العملية المالية فى دفتر اليومية كما يلي :

منشأة عبد الله صفحة رقم 1

دفتر اليومية

التاريخ

البيان

رقم صفحة الأستاذ

مدين

دائن

1/1/2005

من حــ /النقدية

إلى

حـ/ رأس المال

10.000

10.000

نجد من خلال الشكل السابق أن العملية تم تسجيلها فى دفتر اليومية مع إضافة شرح للقيد يوضح العملية المالية التي حدثت .

أنواع القيود المحاسبية :

هناك نوعان من القيود المحاسبية هما:

1 – القيد البسيط :

وهو القيد الذي يكون فى كل من طرفه المدين وطرفه الدائن حساب واحد فقط مثلا فى 5/1/2005 قام عبد الله بشراء أثاث بقيمة 500 دينار نقدا ، نجد أن الطرف المدين هو الاثاث والطرف الدائن هو النقدية حيث إن كل طرف يتكون من حساب واحد فقط .

2 – القيد المركب:

وهو القيد الذي يتكون طرفه المدين أو الدائن أو كلاهما من حسابين أو أكثر فمثلا في 10/6/2005 قام عبد الله بسداد المصاريف التالية نقدا كهرباء 20 دينارا ، مياه 5 دنانير فيكون الطرف المدين حساب الكهرباء وحساب المياه في حين يكون الطرف الدائن حساب النقدية .

نشاط :

أعط أمثلة علي مجموعة من العمليات المالية وكيفية تسجيلها .

مثال:

فى ما يلي العمليات الخاصة بمكتب الرائد فى المحاسبة، والتي حدثت خلال شهر 1/2005 والتي تعمل فى مجال تقديم الخدمات المحاسبية للجمهور والذي يملكه المحاسب القانوني عمرو

في 1/1 قام عمرو باستثمار مبلغ 8.000 دينارا نقدا في المشروع .

في 3/1 قامت المنشأة بشراء أثاث قيمة 500 دينار دفعت نقدا .

في 4/1 قامت المنشأة بشراء أجهزة للمكتب بقيمة 600 دينار دفعت نقدا.

في 7/1 قامت المنشأة بشراء لوازم مكتبية بقيمة 200 دينار علي الحساب من محلات الاعتماد

في 9/1 قدمت المنشأة خدمات محاسبية لأحد الزبائن بقيمة 550 دينار قبضت نقدا

في 14/1 اتفقت المنشأة مع أحمد علي العمل لديها براتب شهري 200 دينار

في 17/1 قامت المنشأة بتقديم خدمات محاسبية للزبون حمدي بقيمة 830 دينار علي الحساب

في 20/1 قام عمرو بسحب ملغ 300 دينا لاستعماله الشخصي .

في 25/1 دفعت المنشأة مبلغ 80 دينارا من الديون المستحقة عليها لمحلات الاعتماد .

في 31/1 دفعت المنشأة المصاريف التالية: ايجار 100 دينار ، مياه وكهراء 70 دينار ، راتب سكرتيرة 300 دينار .

المطلوب:

تسجيل القيود الخاصة بالمنشأة بصورة نظامية .

مكتب الرائد للمحاسبة

دفتر اليومية صفحة رقم 1

التاريخ

البيان

رقم صفحة الأستاذ

مدين

دائن

1/1/2005

من حـ / النقدية

إلى حـ/ رأس المال

(ايداع رأس المال)

80.000

8.000

3/1/2005

من حـ/ الأثاث

إلى حـ / النقدية

(شراء أثاث نقدا)

500

500

4/1/2005

من حـ/ أجهزة مكتبية

إلى حـ/ النقدية

(شراء أجهزة مكتبية نقدا)

600

600

7/1/2005

من حـ/لوازم مكتبية

إلى ح / الذمم الدائنة (محلات الاعتماد)

شراء لوازم علي المدين

200

200

9/1/2005

من ح/ النقدية

إلى ح/ إيراد خدمات

550

550

17/1/2005

من حـ/ الذمم المدينة(حمدي)

إلى ح/ إيراد خدمات

(تقديم خدمات علي الحساب)

830

830

20/1/2005

من ح / مسحوبات شخصية

إلى ح/ النقدية

(سحب مبلغ نقدي لصاحب المشروع)

100

100

25/1/2005

من ح/ الذمم الدائنة(محلات الاعتماد)

إلى ح/ النقدية

(­سداد جزء من ديون المنشأة)

80

80

31/1/2005

من مذكورين

ح/ مصروف إيجار

ح / مصروف مياه وكهرباء

ح/ مصروف راتب

إلى ح/ النقدية

(دفع مصاريف نقدا)

100

70

300

470

ملاحظات الحل:

1 – تم التسجيل فى دفتر اليومية وفقا لنظرية القيد المزدوج وبناء علي التسلسل التاريخي لحدوث العملية المالية.

2 – تم إضافة شح بعد كل عملية .

3 – لو يتم تسجيل العمليات التي لا يوجد لها أثر مالي ، فمثلا العملية التي حدثت في 14/1 وهي تعيين موظف لا يوجد لها أثر مالي ، وبالتالي لا تسجل فى الدفاتر المحاسبية .

4 – نجد أن مجموع الجانب المدين يساوي مجموع الجانب الدائن فى دفتر اليومية .

التسميات: